HR-Strategie im Fachkräftemangel

„Wir bekommen einfach keine Bewerber mehr." Das ist der Satz, mit dem die meisten Mittelstands-Geschäftsführer ihr HR-Problem beschreiben. Manchmal kommt noch dazu: „Selbst auf gute Stellenanzeigen meldet sich niemand." Und dann der ratlose Blick — als ob der Bewerbermarkt sich gegen einen verschworen hätte. Hat er nicht. Er hat sich nur weitergedreht, während der Mittelstand dabei zugesehen hat.

Ich habe in den letzten Jahren mehr als 200 Hires gemacht — vom Werkstattmitarbeiter bis zur Bereichsleitung — und durch HireBotIQ, eines unserer Portfolio-Unternehmen, einen tiefen Einblick in den Recruiting-Markt bekommen. Was ich konsistent sehe: Es ist nicht so, dass keine guten Leute mehr da wären. Es ist so, dass gute Leute heute eine Auswahl haben — und dass die meisten Mittelständler diese Auswahl nicht gewinnen, weil ihr Recruiting noch funktioniert wie 2010. Das ist reparierbar. Aber nur, wenn man versteht, wie sich der Markt verschoben hat.

Was sich verändert hat — und warum auch deutsche Marken nicht mehr ziehen

Die häufigste Annahme im Mittelstand: „Wir sind seit 80 Jahren am Markt, jeder kennt uns, jeder will hier arbeiten." Diese Annahme war einmal richtig. Sie ist es nicht mehr. Bewerber unter 35 kennen die Marke meistens nicht, und falls doch, ist sie für ihre Berufswahl nicht relevant. Sie suchen nach Aufgabe, Führung, Bezahlung, Flexibilität — in dieser Reihenfolge — und die Marke ist bestenfalls ein Schluss-Filter, kein Erst-Magnet.

Bewerber bewerten in 30 Sekunden

Das härteste Learning aus den HireBotIQ-Daten: Bewerber bewerten eine Karriereseite innerhalb von 30 Sekunden. Wenn die Seite generisch ist — Stockfoto-Lächeln, „Werden Sie Teil unseres dynamischen Teams", abstrakte Wertekataloge — sind sie weg. Wenn sie konkret ist — wer sind die Menschen, woran arbeitet ihr, wie ist eine typische Woche, was wird hier wirklich anders gemacht — bleiben sie und bewerben sich. Die Karriereseite ist nicht Beiwerk, sondern das wichtigste einzelne Recruiting-Asset.

Eine Karriereseite ohne konkrete Geschichten ist wie ein Vertriebsgespräch ohne Discovery — sie sagt nichts, sie verkauft nichts, sie endet ohne Reaktion.

Der Employer-Stack — was wirklich gebraucht wird

Modernes Recruiting im Mittelstand ist kein einzelner Kanal mehr. Es ist ein Stack — sechs Komponenten, die ineinandergreifen. Wer eine davon weglässt, verliert disproportional viel.

1. Employer-Brand

Was steht das Unternehmen für, jenseits des Produkts? Wofür arbeitet man hier wirklich, und was ist hier anders als bei der Konkurrenz? Das ist keine PR-Übung, sondern eine ehrliche Auseinandersetzung mit der eigenen Kultur. Wer keine Antwort hat, hat keine Employer-Brand — und Bewerber merken das.

2. Karriereseite

Eigene Subdomain oder zumindest eine ernstzunehmende Rubrik der Hauptseite. Konkrete Mitarbeiter mit Foto, Namen und Statement. Eine ehrliche Beschreibung der Arbeitswoche. Klare Angaben zu Gehaltsranges, Urlaub, Arbeitszeit-Modellen, Homeoffice-Politik. Kein Marketing-Sprech, sondern operative Klartext-Antworten.

3. Stellenanzeigen

Eine Stellenanzeige ist heute kein Anforderungsprofil mehr — sie ist ein Verkaufstext. Erste 100 Wörter müssen klären: Was wird hier konkret gemacht, an welcher Aufgabe arbeitet die Stelle, was ist der Effekt der Arbeit, wie sieht der Arbeitgeber aus. Dann erst Anforderungen. Wer mit dem Anforderungskatalog beginnt, hat nach drei Zeilen verloren.

4. Active Sourcing

Das wichtigste Werkzeug im aktuellen Markt — und das, was im Mittelstand am meisten unterschätzt wird. Active Sourcing heißt: Über LinkedIn oder Branchennetzwerke proaktiv Menschen ansprechen, die auf das Profil passen. Aber nicht mit den üblichen „Wir haben eine spannende Herausforderung für Sie"-Massen-Mails. Sondern mit einer kontextuellen Begründung: Warum genau diese Person, was an ihrem Profil hat dazu geführt, was würde sie hier konkret machen. Eine ernst gemeinte, persönliche LinkedIn-Nachricht hat eine Antwortquote von 30–40 %. Eine Massen-Nachricht liegt bei 2 %.

5. Mitarbeiter-Empfehlung

Die qualitativ besten Hires kommen aus Empfehlungen — wenn das System dafür existiert. Konkret heißt das: Eine Empfehlungsprämie von 1.000–3.000 € je nach Position, klare Prozesse, schnelle Rückmeldung an den empfehlenden Mitarbeiter. Wer Empfehlungen einfordert, ohne Prämie und ohne Prozess, bekommt keine.

6. Bewerbermanagement und Onboarding

Der Bewerbungsprozess ist Teil der Employer-Brand. Wer auf eine Bewerbung 14 Tage nicht antwortet, hat verloren — der Bewerber hat in dieser Zeit drei andere Angebote bekommen. Tools wie Personio oder Greenhouse machen es möglich, in 24 Stunden zu reagieren und in 7 Tagen ein Erstgespräch durchzuführen. Onboarding ist die Phase, in der Mitarbeiter entscheiden, ob sie bleiben — die ersten 90 Tage entscheiden, ob aus dem Hire ein Asset wird oder eine kostspielige Fluktuation.

Portfolio-Beispiel — HireBotIQ

Über HireBotIQ — unser KI-Recruiting-Portfolio — sehen wir täglich, was funktioniert und was nicht. Die wichtigste Beobachtung: Karriereseiten mit konkreten Mitarbeiter-Stories und transparenten Gehaltsangaben haben 4–6× höhere Conversion-Raten als generische Imageseiten. Active Sourcing mit kontextueller Ansprache hat 15× höhere Antwortquoten als Massen-Nachrichten. Der Markt belohnt Konkretheit — und bestraft Generic.

Was im Mittelstand häufig fehlt

Konkretes Wertversprechen

„Familiäres Arbeitsklima, flache Hierarchien, abwechslungsreiche Tätigkeit" — diese drei Floskeln stehen in 80 % aller deutschen Stellenanzeigen. Sie sagen nichts. Was würde der Bewerber konkret bekommen, das er bei einem Wettbewerber nicht bekommt? Vier-Tage-Woche? Fünf Tage Weiterbildung pro Jahr? Beteiligung am Unternehmensergebnis? Werkswagen ab dem ersten Tag? Eine eigene Werkstatt mit moderner Ausstattung? Genau das, was anders ist, gehört in die Anzeige — nicht das, was alle behaupten.

Schnelle Bewerbungsprozesse

In V1-Mandaten erlebe ich regelmäßig Bewerbungsprozesse, die acht bis zwölf Wochen dauern: erste Sichtung, Telefonat mit HR, Gespräch mit Fachabteilung, Gespräch mit Geschäftsführung, Probearbeit, Vertragsverhandlung. Vier von fünf guten Bewerbern sind nach Woche drei weg. Der Markt verlangt heute: Erstgespräch in Woche eins, Entscheidung in Woche zwei oder drei. Wer länger braucht, gewinnt nur die Bewerber, die sonst nichts bekommen — nicht die, die man eigentlich will.

Onboarding ohne Plan

Ein neuer Mitarbeiter, der am ersten Tag drei Stunden auf seinen Laptop wartet, der in Woche eins keinen klaren Aufgabenplan hat, der nach 30 Tagen noch nicht weiß, an welchen KPIs er gemessen wird — der wird in 12 Monaten kündigen oder bleiben und unproduktiv sein. Onboarding ist kein HR-Thema, sondern ein Führungs-Thema. Der direkte Vorgesetzte ist verantwortlich, nicht die Personalabteilung.

Tools, die wirken

Es gibt für jede Stufe des Stacks Tools, die im Mittelstand bezahlbar sind und einen sofortigen Effekt haben. HireBotIQ für KI-gestütztes Matching und schnelle Erstbewertung. Personio als Bewerbermanagement-System mit klaren Prozessen und schnellem Reporting. Greenhouse für anspruchsvollere Recruiting-Operationen. mein-job-deutschland als Aggregator-Plattform mit guter Reichweite im handwerklichen und gewerblichen Bereich. Wer diese Tools einsetzt, hat keinen technologischen Vorteil — aber wer sie nicht einsetzt, ist im aktuellen Markt nicht wettbewerbsfähig.

Recruiting-Tools sind keine Zauberlösung — aber wer sie nicht hat, kämpft mit einem Schraubenzieher gegen Konkurrenten mit Akkuschrauber.

Wann HR-Strategie nicht hilft

HR-Strategie ist nicht die Antwort auf jedes Personalproblem. Wenn die Arbeit selbst unattraktiv ist — schlecht bezahlt, mit miserabler Führung, unter veralteten Bedingungen — wird kein Recruiting der Welt das dauerhaft ausgleichen. Bewerber kommen vielleicht, sie bleiben aber nicht. Die häufigste Ursache für Recruiting-Probleme im Mittelstand ist nicht der Markt — es ist eine Mischung aus mittelmäßiger Bezahlung, schlechter Führungskultur und dem Glauben, das könne man durch hübschere Stellenanzeigen kompensieren. Kann man nicht.

Wer Recruiting verbessern will, muss zuerst ehrlich prüfen: Würde ich selbst bei diesen Bedingungen arbeiten? Wenn die Antwort nein ist, beginnt die Arbeit nicht in HR — sie beginnt in der Führungsetage und in der Vergütungsstruktur.

V1-Erfahrung

In einem Mandat bei einem mittelständischen Industrieunternehmen mit 180 Mitarbeitern haben wir das komplette Recruiting in vier Monaten umgebaut: neue Karriereseite mit Mitarbeiter-Stories, transparente Gehaltsranges, eine SDR-Funktion fürs Active Sourcing über LinkedIn, Personio als ATS, Reaktionszeit von 11 Tagen auf 36 Stunden gesenkt. Ergebnis: Bewerbungseingang stieg von 2–3 pro Woche auf 12–15. Wichtiger noch: Die Qualität der Bewerber stieg, weil die Karriereseite vorab Selbst-Selektion erzeugte. Kosten des Umbaus: rund 35.000 € über vier Monate. Wert: ein lieferfähiger Hiring-Prozess, der jetzt eigenständig läuft.

Verwandte Themen: Wer den Vertrieb in derselben Tiefe redesignen will, findet im Artikel Vertriebs-Redesign Mittelstand die analoge Logik. Und wer wissen will, wie HR und Org-Design zusammenhängen, sollte den Org-Design-Artikel dazu lesen.

Nächster Schritt

Wenn Sie sich in der Lage „Wir bekommen keine Bewerber mehr" wiederfinden — 30 Minuten direkt mit dem Founder reichen, um zu sortieren, woran es bei Ihnen wirklich hängt: Stack, Prozess oder Bedingungen. +49 172 2532705. Diskretion ist selbstverständlich.