Kostenschnitt ohne Kahlschlag

In jeder Krise gibt es einen Reflex, und der Reflex heißt Personalabbau. Sobald die Liquidität eng wird, geht der erste Blick auf die Lohnliste. Das ist verständlich — Personal ist im Mittelstand oft der größte Kostenblock. Es ist aber auch fast immer die falsche Reihenfolge. Wer mit dem Kahlschlag anfängt, vernichtet Wissen, Kundenbeziehungen und Motivation in einem Tempo, das die Sanierung am Ende teurer macht als sie sein müsste.

Ich habe diesen Reflex selbst gehabt, als ich als CEO durch eine Insolvenzphase gegangen bin. Wir haben zu früh über Personal nachgedacht und zu spät über alles andere. Was passiert ist: Die Leistungsträger haben gespürt, was im Raum steht — und sind gegangen, bevor wir überhaupt eine Entscheidung getroffen hatten. Zurück blieb das schlechtere Drittel. Eine Sanierung mit dem schlechteren Drittel ist deutlich härter als mit dem besseren.

In V1-Mandaten ist die Reihenfolge des Schneidens deshalb fast immer ein eigenes Thema. Welche Kosten lassen sich in welcher Geschwindigkeit reduzieren, ohne operative Substanz zu beschädigen? Welche Maßnahmen wirken sofort, welche brauchen Vorlauf? Und wo ist die rote Linie, hinter der Schneiden teurer wird als Halten? Dieser Artikel beschreibt die Reihenfolge, die in den meisten Fällen funktioniert — und die Stellen, an denen man wirklich sparen kann, ohne den Turnaround abzuwürgen.

Die Hierarchie der Hebel — was zuerst, was zuletzt

Stufe 1: Sachkosten ohne Substanz-Risiko

Der erste Block sind Kosten, die sich kurzfristig reduzieren lassen, ohne dass operative Substanz oder Personal betroffen sind. Das sind die unbeliebten, kleinteiligen Maßnahmen, die in Summe aber überraschend viel bringen. Reisekosten, Bewirtungen, Beratungsverträge, Marketing-Budgets, Software-Lizenzen, Mitgliedschaften, Versicherungen, Wartungsverträge, Stromtarife, Mobilfunkverträge. Im typischen mittelständischen Unternehmen sammelt sich hier über die Jahre eine Schicht von 4 bis 7 % des Umsatzes, die selten überprüft wird.

In einem V1-Mandat im letzten Quartal — Mittelständler aus der Industriedienstleistung, Umsatz rund 9 Mio € — haben wir in vier Wochen reine Sachkosten in Höhe von 230.000 Euro pro Jahr identifiziert, die ohne operative Auswirkung gestrichen werden konnten. Ein Drittel davon war Software-Lizenzen für nicht mehr genutzte Tools. Ein Drittel waren überteuerte Mobilfunk- und Stromverträge. Ein Drittel waren externe Berater-Mandate, die seit Monaten ohne sichtbares Ergebnis liefen. Niemand musste entlassen werden, niemand spürte einen Verlust an Leistung. Nur die Lieferanten waren überrascht.

Stufe 2: Variable Kosten verhandeln statt streichen

Die zweite Stufe sind variable Kosten, die nicht gestrichen, aber neu verhandelt werden können. Lieferantenkonditionen, Skonti, Zahlungsziele. Mietverträge, deren Indexierung diskutierbar ist. Leasingverträge, die in Kauf umgewandelt oder verlängert werden können. Wartungsverträge, die in Service-on-Demand umgewandelt werden können.

Hier ist der Hebel oft nicht so groß wie bei Stufe 1, aber er hat einen wichtigen Effekt: Er verschafft Liquidität ohne Substanzverlust. Eine Verlängerung des Lieferanten-Zahlungsziels von 14 auf 30 Tage bei einem Umsatzvolumen von 4 Mio € beim Lieferanten setzt sofort etwa 175.000 Euro Liquidität frei — einmalig, aber dauerhaft im System. Das ist Cash, der ohne Kosten in der GuV gewonnen wird.

Stufe 3: Investitionen, Sonderprojekte, freiwillige Leistungen

Die dritte Stufe sind alle Kostenblöcke, die nicht zum operativen Tagesgeschäft gehören: geplante Investitionen, die verschoben werden können; Sonderprojekte (CRM-Einführung, Office-Umzug, Webseiten-Relaunch); freiwillige Sozialleistungen (Firmenwagen-Politik, Boni, Veranstaltungen). Das sind unangenehme Themen, weil sie sichtbar sind und intern wahrgenommen werden — aber sie haben weniger nachhaltige Wirkung als Personalabbau.

Hier ist die Kommunikation entscheidend. „Wir verschieben das Office-Projekt um 12 Monate, bis die Finanzen wieder stabil sind" — das ist eine ehrliche Botschaft, die Vertrauen schafft, weil sie zeigt, dass die Geschäftsführung das Geld der Firma respektiert. Anders gesagt: Wer als CEO im Krisenmodus den Firmenwagen tauscht oder eine teure Konferenz besucht, vernichtet mehr Vertrauen als jeder Sachkosten-Schnitt sparen kann.

Stufe 4: Personal — und auch hier nicht gleich Kündigung

Erst wenn die ersten drei Stufen ausgeschöpft sind, kommt Personal in den Blick. Und auch hier gilt: Kündigung ist nur eine von vielen Optionen, und meistens nicht die erste. Vor der Kündigung kommen Stopp der Nachbesetzung (natürliche Fluktuation nutzen), Kurzarbeit (wenn die Voraussetzungen erfüllt sind, ein extrem mächtiges Instrument), Stundenreduktion (4-Tage-Woche temporär), Anpassung von Vergütungsbestandteilen (Bonus-Aussetzung, Firmenwagen-Politik), Aufhebungsverträge (für Mitarbeiter, die ohnehin gehen wollen).

Erst danach, wenn die Lücke immer noch nicht geschlossen ist, kommen betriebsbedingte Kündigungen. Und auch hier ist die Frage: Wer geht? Die Antwort ist nicht „die Teuersten" — die Antwort ist „diejenigen mit dem ungünstigsten Verhältnis von Wertbeitrag zu Kosten". Das sind nicht zwingend dieselben Menschen.

Personalabbau ist nicht der erste Hebel — er ist der letzte. Und wer ihn als ersten zieht, zerstört oft die Sanierung, die er retten wollte.

Was im Mittelstand wirklich Geld bringt

Wareneinsatz und Einkauf — der unterschätzte Block

In produzierenden und handelnden Unternehmen ist der Wareneinsatz der größte Kostenblock — meistens 35 bis 60 % des Umsatzes. Eine Reduktion um nur 2 Prozentpunkte hat einen massiven Effekt auf die Marge. Hebel: Lieferanten-Bündelung, Konditionen-Neuverhandlung, Substitution einzelner Komponenten, Mengen-Konsolidierung über Bestellzyklen, kritische Überprüfung von Restpostenkäufen und Fehlbeständen.

Im Mittelstand ist der Einkauf oft historisch gewachsen. Lieferanten, die seit 15 Jahren beliefern, werden selten neu ausgeschrieben. Das ist Komfort — aber in der Krise unbezahlbar. In einem Mandat haben wir durch reine Neuausschreibung der Top-10-Lieferanten den Wareneinsatz um 3,7 Prozentpunkte gedrückt — bei 8 Mio € Wareneinsatz waren das 296.000 Euro Margenverbesserung pro Jahr. Vier Wochen Arbeit, ein Verhandlungsteam aus zwei Personen.

Forderungsmanagement — schneller bezahlt werden

Forderungen, die langsam eingehen, sind effektiv ein Kredit, den das Unternehmen seinen Kunden gibt. In der Krise kann sich das niemand leisten. Hebel: konsequentes Mahnwesen mit klaren Eskalationsstufen (1. Mahnung nach 14 Tagen, 2. nach 30, telefonischer Kontakt nach 45, Inkasso nach 60). Skonto-Anreize für Schnellzahler. Vorkasse oder Anzahlung bei Neukunden. Factoring für ausgewählte Forderungen, wenn die Kosten unter den eigenen Finanzierungskosten liegen.

Eine Reduktion der durchschnittlichen Forderungslaufzeit von 38 auf 28 Tage setzt bei einem Umsatz von 10 Mio € rechnerisch etwa 270.000 Euro Liquidität frei — einmalig, aber sofort verfügbar. Diese Maßnahme kostet keinen Euro Sachaufwand und keinen einzigen Arbeitsplatz.

Lagerbestände — totes Kapital

Im Handel und in der Produktion sind Lagerbestände oft 15 bis 25 % des Umsatzes. Davon ist erfahrungsgemäß ein Drittel bis die Hälfte „toter Bestand" — Ware, die seit über 12 Monaten nicht bewegt wurde. Diese Ware bindet Liquidität, kostet Lagerplatz, verursacht Bewertungsrisiken. Reduktion durch konsequente Aussortierung und Verwertung selbst zu Verlustpreisen ist meistens betriebswirtschaftlich sinnvoll — der Cash, der frei wird, ist mehr wert als die Buchverluste, die entstehen.

V1-Erfahrung

In einem Mandat — Großhandelsunternehmen mit rund 18 Mio € Umsatz — hatten wir einen Lagerbestand von 2,9 Mio €, davon 1,1 Mio € älter als 18 Monate. Die Geschäftsführung wollte „nicht unter Buchwert" verkaufen, weil das Bilanzverlust verursacht. Wir haben drei Wochen lang nachgerechnet — und gezeigt, dass die freigesetzte Liquidität bei 60 % vom Buchwert immer noch positiv war im Verhältnis zu den jährlichen Lagerkosten und Bewertungsrisiken. Aktion: 9-Wochen-Räumungsprogramm mit Industrie-Recyclern und Restposten-Plattformen. Ergebnis: 720.000 Euro Liquidität, 380.000 Euro Bilanzverlust, aber ein Lager, das wieder steuerbar war. Personal nicht angetastet.

Die Stellen, an denen man NICHT sparen sollte

Vertrieb in der Krise nicht zurückfahren

Ein häufiger Fehler in Krisensituationen ist, dass Vertriebs- und Marketing-Budgets zuerst gekürzt werden — weil sie messbar und sichtbar sind. Das ist meistens falsch. In der Krise braucht das Unternehmen mehr Vertrieb, nicht weniger. Was reduziert werden kann, ist verschwenderisches Marketing — Imagekampagnen, Sponsorings, Großveranstaltungen. Was nicht reduziert werden darf, ist der direkte Vertrieb — Außendienst, Innendienst, Kundenbetreuung. Wer hier kürzt, beschleunigt den Umsatzrückgang.

Leistungsträger nicht verlieren

Die zweite Falle: Wenn die Krise spürbar wird, gehen die Leistungsträger zuerst — weil sie überall einen Job finden. Wer als CEO den Eindruck erweckt, dass die Lage ungeklärt ist, treibt sie weg. Was helfen kann: gezielte Bindungsgespräche mit den Top-15-Mitarbeitern, ehrliche Kommunikation der Lage und der Maßnahmen, gegebenenfalls Halteprämien für kritische Funktionen. Eine Halteprämie von 8.000 Euro pro Person für die zehn wichtigsten Mitarbeiter kostet 80.000 Euro — der Verlust dieser zehn Menschen kostet das Mehrfache.

Operative Wartung nicht aussetzen

Wartung von Produktionsanlagen, IT-Sicherheit, Compliance-Prozesse — das alles sind Bereiche, in denen sich kurzfristig sparen lässt, ohne dass es jemand merkt. Bis es jemand merkt. Ein Produktionsausfall, weil eine Wartung verschoben wurde, kostet schnell mehrere Monatsumsätze. Ein Datenleck, weil die IT-Sicherheit auf Sparflamme lief, kostet Reputation und Kundenvertrauen. Hier ist Sparen am falschen Ende — die Risiken sind asymmetrisch und treffen meistens genau dann, wenn die Krise sowieso schon hart ist.

Es gibt Kosten, die Verschwendung sind. Und es gibt Kosten, die Versicherung sind. Wer den Unterschied nicht kennt, sollte nicht alleine schneiden.

Wann das nicht funktioniert

Eine bewusste, schrittweise Kostenreduktion funktioniert in zwei Situationen nicht — und dann muss härter gehandelt werden.

Wenn die Lücke zu groß ist: Wenn die Liquiditätslücke 40 % oder mehr der jährlichen Personalkosten beträgt, reichen Sachkosten- und Bestandsmaßnahmen alleine nicht aus. Dann ist Personalabbau unvermeidbar — aber er muss professionell geplant sein, mit Sozialplan, Gewerkschaftskommunikation und klarer Auswahl. Hier ist der Unterschied: Personalabbau als Letztes, gezielt und planbar, ist anders als Personalabbau als Reflex, panisch und ungesteuert.

Wenn das Geschäftsmodell selbst nicht trägt: Wer ein Geschäft hat, das auch unter optimalen Bedingungen nicht profitabel ist, kann sich nicht aus der Krise sparen. Hier hilft kein Kostenschnitt — hier hilft nur Geschäftsmodell-Veränderung. Das ist eine andere Disziplin und meistens nicht in vier oder acht Wochen umsetzbar. In diesen Fällen ist der Kostenschnitt nicht die Sanierung, sondern nur die Brücke, bis das neue Modell trägt.

Nächster Schritt

Wenn Sie in einer Situation sind, in der die Kostenstruktur überprüft werden muss und es gleichzeitig darauf ankommt, die Leistungsträger zu halten — die Reihenfolge entscheidet. Das erste Gespräch dauert 30 Minuten. Direkt mit dem Founder, nicht mit einem Assistenten. +49 172 2532705. Verwandte Lektüre: Liquiditätsplanung 13 Wochen — das Cockpit in der Krise.