Vom Excel zur eigenen App — Vibe Coding im Mittelstand

In fast jedem Mittelständler, in dem ich in den letzten zwei Jahren gesessen habe, gibt es dieses eine Excel. Manchmal heißt es „Auftragsverwaltung_FINAL_neu_v3.xlsx", manchmal „Übersicht_Heinz". Es hat zwischen 8 und 25 Reitern, ist über Jahre von einer Person gepflegt, mit Makros versehen, die niemand mehr versteht, und im Tagesgeschäft kritisch — wenn diese Datei korrupt wäre, stünde der Betrieb still.

Diese Datei ist Symptom und Lösung zugleich. Symptom, weil offensichtlich kein Standard-System die Aufgabe abdecken konnte. Lösung, weil sie das Problem über Jahre tatsächlich gelöst hat. Aber sie skaliert nicht: nur ein User gleichzeitig, kein Audit-Trail, keine Mobil-Nutzung, keine echten Rollen, keine Backups außer „letzte Woche per E-Mail an mich selbst geschickt".

Bis vor zwei Jahren war die Antwort: entweder mit Excel weitermachen oder 15.000 bis 30.000 Euro für eine Custom-Software-Entwicklung ausgeben, vier bis acht Wochen warten und hoffen, dass das Ergebnis das Original-Excel überhaupt ablöst. 2026 gibt es einen dritten Weg — und der heißt Vibe Coding.

Was Vibe Coding im Mittelstand wirklich heißt

Tools 2026 — Bolt, Lovable, Claude Code

Vibe Coding ist die Praxis, mit KI-Modellen statt mit Tastatur Software zu bauen. Man beschreibt in natürlicher Sprache, was man braucht, und ein Modell wie Claude Code oder eine Plattform wie Bolt oder Lovable generiert den Code, deployed ihn, debugged Fehler. Die Person vorne braucht keine Programmiererfahrung — sie braucht Klarheit über das Problem und die Disziplin, in kleinen Schritten zu arbeiten.

Das ist nicht „No-Code". No-Code-Plattformen wie Bubble oder Make zwingen einen in vorgegebene Bausteine. Vibe Coding produziert echten Code (React, SQLite, Node) — also etwas, das man später beliebig erweitern oder von einem Entwickler übernehmen lassen kann. Lock-in ist dadurch deutlich geringer.

Was die Methode nicht ersetzt

Vibe Coding ersetzt nicht die fachliche Klarheit. Wer das Excel nicht versteht — also nicht weiß, warum Reiter 7 mit Reiter 11 verknüpft ist und wofür Spalte K wirklich existiert — kann auch keine App bauen lassen. Der Fachverstand bleibt im Haus. Das Tool nimmt nur den Programmieraufwand ab.

Konkretes V1-Beispiel — Auftragsverwaltung in 4 Tagen

Tag 1 — Excel-Logik dokumentieren

Der erste Tag geht nicht in den Code. Er geht in das Verstehen. Mit dem Mitarbeiter, der das Excel die letzten Jahre gepflegt hat, die Datei Reiter für Reiter durchgehen: Was steht hier, wo kommt es her, wer braucht es wofür. Welche Felder sind Pflicht, welche optional. Welche Berechnungen werden angestellt. Welche Reiter sind aktiv genutzt, welche sind tote Datenfriedhöfe.

Das Ergebnis ist ein Dokument von vier bis sechs Seiten, in Klartext, ohne IT-Jargon. „Kunden-Stammdaten mit Adresse, Ansprechpartner, Zahlungsziel. Zahlungsziel default 30 Tage, individuell überschreibbar. Status: aktiv, gesperrt, archiviert." Das ist die Grundlage für alles Weitere — und gleichzeitig oft die erste echte Inventur dessen, was das Excel eigentlich macht.

Tag 2 — Bolt baut die erste Version

Mit dem Dokument als Briefing wird Bolt (oder Lovable) angesprochen: „Bau mir eine Web-App auf React mit SQLite-Backend für die Auftragsverwaltung eines Mittelständlers. Tabellen: Kunden, Aufträge, Positionen, Mitarbeiter. UI in Deutsch. Folgende Felder pro Tabelle: ..." Innerhalb von 30 bis 90 Minuten steht eine erste lauffähige Version, deployed auf einer Test-URL, mit funktionierender Datenbank.

Die ist noch nicht produktionsreif. Aber sie ist nahe genug am Original, dass man konkret nachschärfen kann: „Im Auftragsformular fehlt das Feld Liefertermin." „Die Statistik soll nach Monat gruppiert sein, nicht nach Tag." „Mehrwertsteuer ist immer 19 Prozent, nicht 7 Prozent." Drei bis fünf Iterationen pro Modul, dann sitzt es.

Tag 3 — Claude Code migriert die echten Daten

Excel-Daten in eine SQLite-Datenbank zu importieren ist klassisches IT-Handwerk — und genau das, was Claude Code in zwei bis vier Stunden erledigt. Man gibt dem Modell die Excel-Datei und das Datenbankschema, lässt ein Migrationsskript schreiben, prüft Stichproben, korrigiert Edge Cases (das berüchtigte Datum „31.02." in einer Excel-Zelle, das niemand gesehen hat).

Am Ende von Tag 3 ist die App mit echten Produktivdaten bestückt. Der Mitarbeiter, der das Excel gepflegt hat, sieht zum ersten Mal die eigene Arbeit in einer App und sagt entweder „passt" oder „nein, das hier muss noch anders". Beide Antworten sind ok — das eine bedeutet Launch, das andere eine weitere Iteration.

Tag 4 — Schulung, Rollen, Go-Live

Die App bekommt User-Accounts mit Rollen (Admin, Sachbearbeiter, Lesezugriff), die alten Excel-Dateien werden archiviert (nicht gelöscht — niemals löschen), eine zweistündige Schulung mit dem Team. Am Nachmittag echter Produktiv-Betrieb. Das alte Excel bleibt offen als Backup, wird aber nicht mehr gepflegt.

Drei Tage Bauen, ein Tag Schulung — und der Mittelständler hat zum ersten Mal in zehn Jahren ein System statt einer Datei.

Portfolio-Beispiel

Bei xpansio — unserem B2B-Wärmepumpen-Onlinehandel — basiert die gesamte interne Auftragsabwicklung auf eigener Software, die exakt nach dieser Methode entstanden ist. Nicht auf SAP, nicht auf Standard-ERP. Eigene App, in iterativem Vibe Coding gebaut, exakt auf die operativen Schritte zugeschnitten. Ergebnis: minus 60 Prozent Prozesskosten gegenüber einer klassischen Lösung mit Standard-Software plus Customizing. Das ist kein Theorie-Vergleich — das ist die Geschäftsgrundlage.

Was die App im Vergleich zum Excel kann

Multi-User in Echtzeit

Im Excel kann nur eine Person gleichzeitig schreiben — oder es entstehen die berüchtigten Konflikt-Dateien „Kopie_von_Auftragsverwaltung_Konflikt_2026-03-12.xlsx". In der App arbeiten 5 oder 25 Menschen parallel an unterschiedlichen Aufträgen, sehen Live-Updates, verlieren keine Eingaben. Allein das spart in einem 30-Mitarbeiter-Betrieb Stunden pro Woche.

Audit-Trail und Versionierung

Wer hat wann welchen Datensatz geändert? Im Excel: nicht nachvollziehbar. In der App: jeder Schreibzugriff geloggt, mit User, Zeitstempel, Vorher/Nachher-Wert. Das ist nicht nur Compliance-relevant — es ist im Streitfall („Wer hat denn diesen Auftrag falsch erfasst?") die Antwort statt eine Diskussion.

Mobil und ortsunabhängig

Excel läuft praktisch nur am Schreibtisch. Eine moderne Web-App läuft auf jedem Gerät — Laptop, Tablet, Smartphone — solange ein Browser da ist. Außendienstmitarbeiter sehen Aufträge live, Lager kann Statusänderungen vom Tablet machen, Geschäftsführung schaut von unterwegs in die Wochenübersicht.

Backup und Datenschutz

SQLite-Datenbank wird automatisch gesichert, App läuft hinter Login, Datenzugriff nur für autorisierte User. Ein vergessener USB-Stick mit der „letzten Sicherung" gehört der Vergangenheit an. DSGVO-Logik (Löschfristen, Export-Funktion, Auskunftsrecht) lässt sich beim Bauen direkt mit anlegen.

Die ehrliche Kostenrechnung

Vibe-Coding-Variante

Drei bis fünf Tagessätze Operator-Zeit (entweder selbst, intern oder mit V1) für das Bauen. Hosting auf Vercel, Netlify oder Hetzner: zwischen 0 und 50 Euro pro Monat, je nach Last. Claude Code als Tool: 17 Euro pro Monat im Pro-Plan, 100 Euro im Max-Plan. Macht in Summe für ein typisches Mittelstands-Modul: ein Investment im niedrigen vierstelligen Bereich plus laufende Kosten unter 200 Euro pro Monat.

Klassische Variante

Lastenheft, Pflichtenheft, Angebote einholen, Entwicklerteam beauftragen. Realistische Spanne für ein vergleichbares Modul: 15.000 bis 30.000 Euro Einmalkosten, vier bis acht Wochen Lieferzeit, danach Wartungsvertrag mit 15 bis 25 Prozent der Erstellungskosten pro Jahr. Plus oft: Frust, weil das Ergebnis nicht das ist, was sich der Auftraggeber vorgestellt hat.

Der Punkt ist nicht, dass klassische Software-Entwicklung schlecht wäre — sie hat ihren Platz für komplexe, geschäftskritische Systeme mit hohen Compliance-Anforderungen. Aber für ein internes Modul, das ein Excel ablöst, ist sie überdimensioniert.

Wann Vibe Coding nicht funktioniert

Hochkritische Datenmengen

Wer eine Anwendung mit 50.000 Datensätzen pro Tag oder mit Millionen-Records baut, sollte nicht im Wohnzimmer prompten. Performance, Indexierung, Datenbank-Architektur — das ist Profi-Terrain. Vibe Coding ist für Anwendungen mit überschaubarer Last. Im Mittelstand sind das die meisten internen Tools — aber nicht die ERP-Komplettablösung.

Stark regulierte Branchen

Medizinprodukte (MDR), Banken (BaFin), kritische Infrastruktur (KRITIS) — wer in diesen Bereichen Software baut, braucht zertifizierte Prozesse, Code-Reviews durch qualifizierte Entwickler, Audit-Pflichten. Vibe Coding kann da Vorarbeit leisten, ist aber nicht der Endzustand.

Kein Fachverständnis im Haus

Wer das Excel selbst nicht versteht, kann auch nicht briefen. Wenn der Mitarbeiter, der die Datei gepflegt hat, das Unternehmen verlassen hat und niemand mehr weiß, was Reiter 9 eigentlich tut — dann ist erst Forensik dran, dann erst der Bau. Diesen Schritt überspringen ist garantiert teurer als die App selbst.

Wenn schon ein Standard-System läuft

Wenn ein DATEV, ein SAP oder ein anderes ERP bereits den Großteil der Aufgaben abdeckt und das Excel nur eine Zusatzfunktion ist — dann lieber prüfen, ob das Standardsystem die fehlende Funktion abbilden kann (oft per Custom-Field oder Add-on). Ein paralleles System neben dem ERP ist meist nicht die beste Idee.

Wie der Einstieg konkret aussieht

Im Mittelstand starten wir typischerweise mit einem überschaubaren Modul: einer Auftragsverwaltung, einem Lieferanten-Tool, einer internen Wissensdatenbank. Etwas, das klar abgegrenzt ist, einen klaren Owner hat, und in dem ein Excel heute der Engpass ist. Erfolg in einem Modul schafft Vertrauen — und wird typischerweise innerhalb von sechs Monaten von zwei bis drei weiteren Modulen gefolgt.

Wer tiefer einsteigen will, findet in unserem Artikel Vibe Coding für Geschäftsführer — eigene Tools in Stunden die Tool-Auswahl im Detail, und in KI in der Praxis den größeren Kontext, wie KI im Mittelstand systematisch nutzbar wird.

Nächster Schritt

Wenn in Ihrem Unternehmen ein Excel die kritische Infrastruktur ist und Sie wissen wollen, ob sich Vibe Coding lohnt: 30 Minuten direkt mit dem Founder reichen meist, um den richtigen ersten Use-Case zu identifizieren. +49 172 2532705. Diskret, ehrlich, unverbindlich.