KI-First-Stack für Gründer 2026

Es gibt zwei Arten von Gründern 2026: Die mit einem schlanken KI-First-Stack unter 500 € Monatskosten — und die, die jeden Monat 2 000 € für SaaS-Tools verbrennen, die sie zu 10 % nutzen. Der Unterschied ist nicht das Budget. Der Unterschied ist die Disziplin, abzuschalten, was nicht bewegt — und nur das einzukaufen, was operativ Output produziert.

In den drei aktiven V1-Portfolio-Unternehmen (xpansio, Hey Listen, HireBotIQ) haben wir den Stack über die letzten 18 Monate konsolidiert. Was übrig geblieben ist, ist überraschend wenig — und überraschend günstig. Dieser Artikel ist die ehrliche Liste dessen, was wir einsetzen, was wir nach drei Monaten wieder rausgeworfen haben, und was wir Foundern empfehlen, die heute starten.

Eine Sache vorweg: Tools sind keine Strategie. Wer mit zehn KI-Tools nichts liefert, liefert mit zwölf auch nichts. Aber wer den richtigen schlanken Stack hat, bewegt sich messbar schneller als ein klassisch aufgestelltes Team — bei einem Bruchteil der Fixkosten.

Pflicht-Stack — die sechs Werkzeuge, die jeder braucht

KI-Assistent: ChatGPT oder Claude — eines reicht

Eine Subscription, nicht zwei. Wer beide bezahlt, erkennt 2026 keinen Mehrwert in den meisten Use-Cases — die Modelle sind in 90 % der täglichen Aufgaben austauschbar geworden. Wir nutzen Claude für längere Recherche- und Schreibarbeit, ChatGPT für strukturierte Daten und Bildgenerierung. Wer entscheiden muss: 20 €/Monat in das, womit das Team besser arbeitet. Punkt.

Knowledge & Docs: Notion oder Confluence

Notion für die Frühphase (kostenlos bis 10 Nutzer), Confluence wenn schon Atlassian-Stack da ist. Was nicht funktioniert: SharePoint, Google Docs ohne Struktur, Slack-Threads als Wissensspeicher. Im V1-Portfolio läuft alles auf Notion — Roadmap, Meeting-Notizen, Onboarding-Docs, Investor-Updates. Eine zentrale Wissensquelle, durchsuchbar, mit AI-Search integriert.

Kommunikation: Slack oder Teams

Slack für Tech- und Startup-Kultur, Teams wenn Microsoft-Stack vorhanden. Beide kostenlos bis zur ernsthaften Nutzung — danach 7–12 € pro Nutzer/Monat. Mehr braucht es nicht. Wer noch E-Mail intern nutzt, ist 2026 langsamer als der Wettbewerb.

Automation: Make.com oder n8n

Das ist der Hebel, den die meisten Startups übersehen. Make.com (no-code, Cloud, ab 9 €/Monat) oder n8n (open-source, self-hosted) verbinden alles mit allem — CRM mit Slack, Form mit Datenbank, Stripe mit Buchhaltung. Eine Stunde Aufsetzen spart 10 Stunden manuelle Arbeit pro Monat. Bei xpansio läuft die gesamte Bestell-zu-Versand-Kette über n8n.

CRM/Vertrieb: HubSpot Free oder Apollo

HubSpot Free für strukturierten Vertrieb mit bis zu 1 000 000 Kontakten — kostenlos. Apollo (49 €/Monat) wenn aktive Lead-Generierung mit Datenbank-Zugang nötig. Lemlist (50 €/Monat) für Cold-Outreach mit Personalisierung. Was nicht funktioniert: Salesforce in der Frühphase. Salesforce ist 2 000 €+ pro Jahr und braucht einen Admin — beides hat ein Frühphasen-Startup nicht übrig.

Payment: Stripe

Stripe für alles, was online bezahlt werden soll. 1,4 % + 0,25 € pro Transaktion in der EU. Setup in einer Stunde. Alternative für DACH: Mollie. Beide funktionieren, beide sind in jedem Stack integriert. Was nicht funktioniert: Eigenes Payment-Gateway aufbauen — verschwendete Engineering-Zeit.

Build-Stack — wenn Software gebaut werden muss

Coding: Claude Code oder Cursor

Beide ab 20 €/Monat. Wer 2026 noch Code „from scratch" tippt, ohne KI-Pair-Programming, ist nicht mehr produktiv — er ist nostalgisch. Claude Code für autonome Code-Generierung über mehrere Files, Cursor für klassisches IDE-Erlebnis mit AI-Inline. Im Detail dazu: KI-gestützte Entwicklung mit Cursor und Claude Code.

No-Code & Rapid Prototyping: Bolt, V0, Lovable

Bolt (20–50 €/Monat) für komplette Web-Apps in Stunden. V0 (von Vercel, ab 20 €/Monat) für Landingpages und UI-Komponenten. Lovable für interaktive Prototypen mit Backend. In der Frühphase ersetzt dieser Stack zwei Frontend-Entwickler. Bei HireBotIQ wurde der erste Marketing-Site-Iterationszyklus komplett mit V0 gemacht — drei Tage, kein externer Dienstleister.

Datenbank & Backend: Supabase oder Firebase

Supabase (Postgres, kostenlos bis 500 MB, dann 25 €/Monat) für SQL-basierte Apps. Firebase für realtime und mobile-first. Beide eliminieren 80 % der Backend-Arbeit der Frühphase. Was nicht funktioniert: Eigenes Postgres auf AWS aufsetzen. Drei Wochen Engineering, die kein Kunde bezahlt.

E-Mail: Resend oder Postmark

Resend (kostenlos bis 3 000 E-Mails/Monat, danach ab 20 €) oder Postmark für transaktionale E-Mails. Mailchimp ist tot für Startups — zu teuer, zu schwerfällig. Für Marketing-Newsletter Substack oder Beehiiv (jeweils kostenlos in der Anfangsphase).

Operativer Pflicht-Stack — was Verwaltung erschlägt

Cap-Table: Pulley oder Carta

Pulley (kostenlos bis Series A) oder Carta (ab 30 €/Monat). Wer ohne Cap-Table-Tool gründet, hat nach 18 Monaten ein Excel-Chaos und muss vor der ersten Runde aufräumen. Tut weh. Spätestens mit der zweiten Wandelschuld zwingend nötig — Details dazu in Cap-Table-Hygiene.

Buchhaltung: Lexoffice oder Sevdesk

Lexoffice (12–30 €/Monat) für DATEV-kompatible Buchhaltung mit deutschem Steuerberater-Zugang. Sevdesk als Alternative. Beide besser als Excel, beide günstiger als ein dedizierter Buchhalter im ersten Jahr. Wichtig: Steuerberater von Tag 1 — nicht der Schwager, sondern jemand mit Startup-Erfahrung.

Banking: Qonto oder N26 Business

Qonto (9–35 €/Monat) für Multi-User-Konten mit Buchhaltungs-Integration. N26 Business für Solo-Founder. Sparkasse ist 2026 für ein KI-First-Startup zu langsam — drei Wochen Wartezeit auf eine Kreditkarte killt Pre-Sales-Möglichkeiten.

HR: Personio oder leeres Excel

Bis 10 Mitarbeiter reicht ein gepflegtes Excel plus eine Notion-Page mit Onboarding-Docs. Ab 15 Mitarbeitern wird Personio (8 €/Mitarbeiter/Monat) sinnvoll — Urlaubsverwaltung, Verträge, Lohnabrechnung integriert. Vorher ist es Overkill.

Portfolio-Beispiel

Bei Hey Listen läuft der gesamte operative Stack auf 11 Tools mit Gesamtkosten von etwa 380 €/Monat in den ersten 12 Monaten. Vergleich: Ein klassisch aufgestelltes Team in der gleichen Phase wäre bei 1 500–2 200 €/Monat gelandet, ohne messbar mehr zu liefern. Der Unterschied ist nicht das Tool — es ist die Disziplin, nicht jedes neue SaaS-Angebot zu kaufen.

Anti-Stack — was 2026 nicht mehr passt

Klassische Enterprise-Suiten

Salesforce, HubSpot Enterprise, Jira mit Confluence-Vollausbau, SAP — alles, was im Mittelstand sinnvoll ist, ist in der Frühphase Müll. Zu teuer, zu schwerfällig, zu viel Onboarding-Zeit. Ein Frühphasen-Startup verliert sechs Wochen, in denen die Founder lernen, wie Salesforce konfiguriert wird, statt mit Kunden zu sprechen.

Marketing-Suiten

Marketo, HubSpot Marketing Hub Pro, Pardot — überdimensioniert für die ersten 12 Monate. Stattdessen: V0 für Landingpages, Mailchimp/Substack für Newsletter, Webflow oder Framer für Marketing-Site (jeweils 20–40 €/Monat). Erst wenn 100 000+ Leads pro Quartal verarbeitet werden müssen, lohnt der Marketing-Suiten-Stack.

Klassische Projekt-Management-Tools

Jira ist für Engineering-Teams ab 30 Personen sinnvoll. Davor: Linear (8 €/Nutzer) oder einfach Notion mit Kanban-Board. Asana und Monday.com sind 2026 in der mittleren Schicht — nicht so leicht wie Linear, nicht so mächtig wie Jira. Wir nehmen Linear in jedem Portfolio-Unternehmen, das mehr als zwei Engineers hat.

Office-Suiten als Fixkosten

Wer 2026 noch Microsoft Office Pro für jeden Mitarbeiter kauft, weil „das so ist", verbrennt Geld. Google Workspace (6 €/Nutzer) reicht für 95 % der Use-Cases. Microsoft 365 nur, wenn explizit Excel-Power-User oder Outlook-Pflicht im Kunden-Setup besteht.

Kosten-Realität: < 500 €/Monat in den ersten 12 Monaten

Ein typischer Pflicht-Stack für ein 3-Founder-Startup im ersten Jahr — alle Werkzeuge inkl. Build- und Operations-Layer:

Claude Pro: 20 €

Notion (Free Plan unter 10 Nutzern): 0 €

Slack (Pro für 3 Nutzer): 22 €

Make.com (Core Plan): 9 €

HubSpot Free CRM: 0 €

Stripe: nutzungsbasiert (0 € Fixkosten)

Cursor (3 Nutzer): 60 €

Bolt: 20 €

Supabase Pro: 25 €

Resend: 0 € unter 3 000 E-Mails

Pulley (Free bis Series A): 0 €

Lexoffice: 30 €

Qonto Smart: 9 €

Google Workspace (3 Nutzer): 18 €

Linear (3 Nutzer): 24 €

Webflow (Basic Site): 14 €

Summe: etwa 251 €/Monat. Mit Puffer und einigen Add-ons (Apollo für Outreach, Lemlist) landet man bei 400–500 €/Monat. Das ist die Hälfte dessen, was ein klassisches Setup im gleichen Reifegrad kostet — bei höherer Output-Geschwindigkeit.

Der teuerste Stack ist nicht der mit den meisten Tools — es ist der, in dem niemand weiß, welches Tool wofür da ist.

Was wir nicht mehr empfehlen

Tools, die wir aus dem Portfolio entfernt haben

Im Laufe der letzten 18 Monate haben wir folgende Tools wieder rausgeworfen, weil sie keinen messbaren ROI brachten: ClickUp (zu komplex), Pipedrive (HubSpot Free reicht), Mailchimp (zu teuer für transaktionale E-Mails), Trello (Linear ist besser), Zoom Pro (Google Meet reicht), Loom Pro (kostenlose Variante reicht für die meisten Use-Cases), Calendly Pro (Free Plan reicht für 90 % der Nutzer), Zapier (Make.com ist günstiger und mächtiger).

Was 2026 noch nicht reif ist

KI-Agenten, die selbständig komplette Workflows über mehrere Systeme orchestrieren, sind 2026 noch instabil. Wir sehen vielversprechende Ansätze (LangChain-basiert, Manus, Devin), aber für produktive operative Aufgaben in einem Frühphasen-Startup ist die Fehlerquote zu hoch. Manuelle KI-Pipelines mit Make.com oder n8n sind 2026 deutlich verlässlicher.

Nächster Schritt

Wenn Sie Ihren KI-First-Stack neu aufsetzen oder konsolidieren wollen — 30 Minuten direkt mit dem Founder, mit konkreter Tool-Empfehlung für Ihre Phase. +49 172 2532705.