Lieferantenverhandlung in der Krise

Wenn die Liquidität eng wird, ist der erste Reflex der Buchhaltung, einfach nicht mehr zu zahlen. Rechnungen liegen länger im Eingang, Mahnungen werden ignoriert, das Telefon klingelt und niemand geht ran. Drei Wochen später ist nicht nur die Liquidität enger — die Lieferanten sind alarmiert, die Konditionen verschlechtern sich, einige liefern nur noch gegen Vorkasse, andere gar nicht mehr. Was als interne Sparmaßnahme begann, ist in eine externe Krise gekippt.

Ich kenne diese Spirale aus eigener CEO-Erfahrung. Wir haben damals genau das gemacht — Zahlungen verschoben, ohne mit den Lieferanten zu sprechen. Der erste Lieferant, der die Lieferung gestoppt hat, war ausgerechnet der wichtigste — der einzige, der eine Spezialkomponente in der nötigen Qualität geliefert hat. Drei Tage Produktionsstillstand, ein Kundenauftrag in Schieflage, eine Vertrauenskrise mit dem Kunden, die Monate gebraucht hat, um wieder gerade gerückt zu werden. All das hätte ein offener Anruf in der Vorwoche verhindert.

In V1-Mandaten ist Lieferantenmanagement deshalb fast immer Teil der ersten 30 Tage. Nicht als Verhandlungsfolklore, sondern als systematische Disziplin: Welche Lieferanten sind kritisch, welche austauschbar, wo ist Verhandlungsspielraum, wo nicht. Dieser Artikel beschreibt, wie das in der Praxis funktioniert — und warum die meisten Geschäftsführer hier deutlich mehr Spielraum haben, als sie denken.

Die Lieferanten-Landkarte — Segmentierung als Voraussetzung

Vier Kategorien, vier Strategien

Bevor verhandelt wird, muss segmentiert werden. Lieferanten sind keine homogene Masse — sie unterscheiden sich nach Wichtigkeit für die eigene Produktion und nach eigener Verhandlungsmacht. Die einfachste Matrix hat vier Felder. Strategische Lieferanten (kritisch, nicht ersetzbar) — hier braucht es Partnerschaft, kein Verhandlungsspiel. Hebel-Lieferanten (kritisch, ersetzbar) — hier ist Verhandlung möglich, weil Alternativen existieren. Engpass-Lieferanten (unkritisch, nicht ersetzbar) — hier braucht es vor allem Versorgungssicherheit. Standard-Lieferanten (unkritisch, ersetzbar) — hier zählt der Preis, alles andere ist sekundär.

Diese Segmentierung kostet einen halben Tag pro Top-30-Lieferanten. Das ist die Investition, die jede weitere Verhandlung lohnenswert macht. Wer ohne diese Übersicht in Lieferantengespräche geht, behandelt jeden gleich — und maximiert den Schaden, weil die strategischen Partner dieselbe Behandlung erfahren wie die austauschbaren Standardlieferanten.

Die 80/20-Regel auch hier

Im typischen Mittelstand machen 20 % der Lieferanten 75 bis 85 % des Einkaufsvolumens aus. Diese 20 % sind das Hauptziel jeder Verhandlung. Bei den verbleibenden 80 % der Lieferanten lohnt der Aufwand der individuellen Verhandlung selten — hier hilft eher eine generische Anpassung der Zahlungsbedingungen oder eine Bündelung der Bestellung bei Top-Lieferanten.

Konkret heißt das: In den ersten zwei Wochen werden mit 12 bis 18 Lieferanten echte Gespräche geführt — telefonisch, direkt, vom Geschäftsführer oder Einkaufsleiter, nicht von der Sachbearbeitung. Mit den restlichen 60 bis 100 Lieferanten wird per Brief oder E-Mail kommuniziert, oft mit gleichlautendem Vorschlag (z. B. „Wir verlängern unsere Standard-Zahlungsziele temporär auf 30 Tage").

Der erste Anruf — wie er geführt wird

Vor dem Anruf — was vorbereitet sein muss

Ein Lieferantengespräch in der Krise ohne Vorbereitung ist Improvisationstheater. Was vorbereitet sein muss: Wie hoch ist der aktuelle Außenstand des Lieferanten? Welche Forderungen sind in welcher Phase fällig? Wie hat sich das Bestellvolumen in den letzten 24 Monaten entwickelt? Welche Position hat das eigene Unternehmen für den Lieferanten — A-Kunde, B-Kunde, Randkunde? Welche Alternativen hätte das eigene Unternehmen, wenn der Lieferant ausfällt — und wie schnell sind sie aktivierbar?

Diese Daten sind in jeder Buchhaltung verfügbar und in einer Stunde aufbereitet. Mit dieser Vorbereitung verändert sich der Charakter des Gesprächs vollständig — weg von „bitte gewähren Sie uns Stundung" hin zu „lassen Sie uns über unsere langfristige Zusammenarbeit sprechen".

Der erste Satz — keine Schwäche, kein Schmeicheln

Der erste Satz im Gespräch entscheidet die Tonlage. Falsch: „Bei uns läuft es gerade nicht so gut, könnten Sie uns helfen." Das ist Bittsteller-Sprache und wird entsprechend behandelt. Richtig: „Wir sind in einer Phase der Restrukturierung und arbeiten unsere Zahlungsbeziehungen mit allen wichtigen Partnern systematisch durch. Sie sind einer unserer wichtigsten Lieferanten — deshalb möchte ich heute mit Ihnen sprechen, bevor wir formelle Maßnahmen einleiten."

Dieser Satz signalisiert mehrere Dinge: Wir haben einen Prozess. Wir behandeln Sie als wichtigen Partner. Wir handeln früh. Wir kommunizieren proaktiv. All das sind Signale, die Vertrauen schaffen — und Vertrauen ist die Währung, in der Lieferantenverhandlungen bezahlt werden.

Lieferanten verzeihen Schwierigkeiten. Sie verzeihen keine Tricks. Wer beim ersten Mal lügt oder verschweigt, hat den Spielraum für die nächsten zwölf Monate verbraucht.

Was angeboten werden kann

Eine Verhandlung, in der nur eine Seite gibt, ist keine Verhandlung — das ist Bitten. Was kann das eigene Unternehmen anbieten, um eine Stundung oder Konditionsverbesserung zu erreichen? Mehrere Optionen: Volumengarantie für die nächsten 12 oder 24 Monate, Exklusivität in einer bestimmten Produktkategorie, Preisanpassung nach oben für eine bestimmte Übergangszeit, Sicherheiten wie Bürgschaft des Gesellschafters oder Sicherungsübereignung von Beständen, Vorkasse für neue Aufträge bei gleichzeitiger Stundung des Bestands. Diese Tauschelemente machen aus einer einseitigen Bitte ein bilaterales Geschäft.

Die drei klassischen Hebel — und ihre Kosten

Hebel 1: Zahlungsziel-Verlängerung

Der einfachste Hebel. Verlängerung der Zahlungsziele von 14 auf 30 Tage, von 30 auf 45, von 45 auf 60. Effekt: einmalige Liquiditätsfreisetzung in Höhe von ca. 4 bis 8 % des Lieferantenumsatzes pro 14 Tage Verlängerung. Bei einem Lieferantenvolumen von 3 Mio € pro Jahr sind 14 Tage Verlängerung etwa 115.000 Euro Liquidität.

Kosten: Lieferanten erwarten meistens entweder Skonto-Verlust oder eine Preiserhöhung von 0,5 bis 1,5 %. Das ist verhandelbar — und in der Krise meistens akzeptabel, weil die Liquidität wertvoller ist als die Marge.

Hebel 2: Stundung bestehender Forderungen

Schwieriger als Zahlungszielverlängerung. Hier geht es um Forderungen, die bereits fällig sind und deren Zahlung verschoben werden soll. Funktioniert nur, wenn ein klarer, verbindlicher Tilgungsplan auf den Tisch gelegt wird. Typisches Modell: 25 % sofort, 25 % in 30 Tagen, 25 % in 60 Tagen, 25 % in 90 Tagen. Lieferanten akzeptieren das, wenn sie sehen, dass die Verpflichtung ernsthaft eingehalten wird — die erste Zahlung muss pünktlich kommen, sonst ist das Vertrauen weg.

Kosten: Stundungszinsen sind verhandelbar, oft 4 bis 7 % p. a. Manchmal auch null, wenn der Lieferant das eigene Unternehmen als wichtigen Kunden behalten will. Wichtig: Schriftliche Vereinbarung, nicht mündliche Zusage. In der Krise ist Klarheit wertvoller als Höflichkeit.

Hebel 3: Skonti aktiv ziehen — der oft vergessene Hebel

Im Gegensatz zu den anderen Hebeln, die Liquidität zurückhalten, ist dieser umgekehrt: Wer früher zahlt und Skonti zieht, gewinnt Marge. Klingt paradox in einer Krise, ist aber oft mathematisch klug. Ein 2 %-Skonto bei 14 Tagen Frühzahlung entspricht einem Effektivzins von ca. 36 % p. a. — wer also auf Liquiditätslinien zurückgreifen kann, die unter 36 % kosten (was praktisch alle tun), gewinnt durch Skonto-Nutzung Marge.

In V1-Mandaten finden wir oft, dass Skonti aus Bequemlichkeit nicht gezogen werden. „Wir zahlen halt nach 30 Tagen, das ist unser Standard." Diese Bequemlichkeit kostet bei einem Einkaufsvolumen von 5 Mio € und durchschnittlich 1,5 % Skonto-Möglichkeit etwa 75.000 Euro pro Jahr. Diszipliniertes Skontoziehen ist ein leiser, aber stetiger Liquiditäts- und Margenbringer.

V1-Erfahrung

In einem Mandat — Mittelständler aus dem Maschinenbau, Umsatz rund 14 Mio €, Liquiditätsdruck nach Forderungsausfall — haben wir die Top-15-Lieferanten in zwei Wochen systematisch durchgesprochen. Ergebnis: 9 Lieferanten haben Zahlungsziele verlängert (Effekt: 480.000 Euro Liquidität), 3 haben Stundungspläne über 90 Tage akzeptiert (Effekt: 230.000 Euro Liquidität), 2 wollten zusätzliche Sicherheiten haben, 1 hat die Beziehung beendet — der war aber austauschbar. Gesamteffekt nach 8 Wochen: über 700.000 Euro freigesetzte Liquidität, ohne einen einzigen Produktionsausfall. Der Schlüssel war: alle Gespräche persönlich vom Geschäftsführer, mit klarer Vorbereitung, mit ehrlicher Darstellung der Lage.

Lock-In — wenn der Lieferant Ihre Schwäche kennt

Was Lock-In ist und wie er entsteht

Lock-In bedeutet: Der Lieferant weiß um die Krise, nutzt die Position aus und verschlechtert die Konditionen — höhere Preise, kürzere Zahlungsziele, Vorkasseforderungen, Sicherheitsforderungen. Lock-In entsteht, wenn der Lieferant erkennt, dass das eigene Unternehmen kurzfristig nicht wechseln kann und keine Verhandlungsmacht hat.

Die häufigste Ursache für Lock-In ist nicht die Krise selbst — es ist die Art der Kommunikation. Wer panisch wirkt, signalisiert Schwäche und wird ausgenutzt. Wer ruhig und vorbereitet auftritt, auch wenn die Lage objektiv schwierig ist, wird selten ausgenutzt.

Wie man Lock-In vermeidet

Zwei Prinzipien. Erstens: Mehrere Quellen aufbauen, bevor die Krise akut wird. Single-Sourcing ist in normalen Zeiten oft ökonomisch sinnvoll, in Krisensituationen aber ein massives Risiko. Wer nur einen Lieferanten für eine kritische Komponente hat, ist erpressbar. Zweite Quellen müssen früh aufgebaut werden — nicht erst dann, wenn die erste Quelle erpresst.

Zweitens: Niemals den Eindruck erwecken, dass die Versorgung von einem einzelnen Lieferanten abhängt. Auch wenn es objektiv so ist, sollte das in der Kommunikation nie sichtbar werden. „Wir haben mehrere qualifizierte Quellen für diese Komponente" ist eine Standardformulierung, die das Spielfeld ausgeglichener macht — vorausgesetzt, sie ist mindestens teilweise wahr.

Versorgungssicherheit ist nicht Zufall. Sie ist das Ergebnis von vorausschauender Lieferantenpolitik in Zeiten, in denen niemand sie braucht.

Die roten Linien — wo Verhandlung aufhört

Es gibt Lieferanten, mit denen Krisenverhandlungen nicht funktionieren. Wer das nicht erkennt, verschwendet Zeit, die er nicht hat.

Großkonzerne, deren Forderungsmanagement standardisiert ist: Hier sitzt am anderen Ende kein Verhandlungspartner, sondern ein System. Vorschläge zur Stundung werden formell behandelt und meistens abgelehnt — egal wie gut die Argumente sind. Die einzige Option ist meistens, im Standardprozess zu bleiben und die Forderungen pünktlich zu bedienen.

Lieferanten, die selbst in Schwierigkeiten sind: Wer eigene Liquiditätsprobleme hat, kann keine Stundung gewähren — egal wie wichtig die Beziehung ist. Hier ist es ehrlicher, das offen anzuerkennen und nach anderen Lösungen zu suchen, anstatt zu pressen.

Forderungen mit Eigentumsvorbehalt oder Sicherungsübereignung: Hier ist die Verhandlungsposition strukturell schwach, weil der Lieferant im Notfall die Ware zurücknehmen kann. Verhandlung ist möglich, aber meistens teurer als bei ungesicherten Forderungen.

Wann das nicht funktioniert

Lieferantenverhandlungen sind ein mächtiger Hebel, aber sie ersetzen keine Sanierung. Wenn die Liquiditätslücke strukturell ist und nicht vorübergehend, dann verschiebt jede Stundung das Problem nur um 60 oder 90 Tage. Was dann gebraucht wird, ist Geschäftsmodell-Sanierung, nicht ein weiterer Stundungsbrief.

Außerdem: Wenn das Vertrauen zu Lieferanten bereits beschädigt ist — durch wiederholt nicht eingehaltene Zusagen, durch verspätete Zahlungen ohne Ankündigung, durch interne Kommunikationsfehler — dann ist Verhandlung erschwert oder unmöglich. In dieser Situation hilft manchmal externe Begleitung, die dem Lieferanten signalisiert: Hier ist jetzt jemand mit Disziplin am Werk, die Lage wird ernsthaft angegangen. Aber das funktioniert nur, wenn die externe Begleitung selbst Operator-Erfahrung hat und in der Bank- und Lieferantensprache zu Hause ist.

Nächster Schritt

Wenn Sie vor einer Welle von Lieferantengesprächen stehen — die Vorbereitung dauert eine Woche, die Gespräche zwei bis drei. Das erste Gespräch dauert 30 Minuten. Direkt mit dem Founder, nicht mit einem Assistenten. +49 172 2532705. Verwandte Lektüre: Kostenschnitt ohne Kahlschlag — Personal halten, Cash freisetzen.