Make.com vs n8n vs Zapier — welche Plattform passt zu welchem Mittelständler.

Wenn ein Mittelständler im V1-Erstgespräch sagt „Wir wollen unsere Prozesse automatisieren", folgt fast immer die nächste Frage: „Make, n8n oder Zapier?" Drei Tools, drei Communities, drei sehr unterschiedliche Versprechen. Und die Antwort ist fast nie eindeutig — sie hängt davon ab, wer die Workflows später wartet, wie viele es werden und wie sensibel die Daten sind.

Ich habe die drei Plattformen über die letzten drei Jahre in eigenen Unternehmen, Portfolio-Firmen und Beratungs­mandaten produktiv im Einsatz gesehen. xpansio fährt heute den kompletten Order-to-Cash-Prozess über Make.com. Hey Listen kombiniert Make für Standard-Flows und n8n für die Telefon­integrationen, in denen Datenschutz und Self-Hosting nicht verhandelbar sind. Drei Beratungs­kunden im Mittelstand fahren weiterhin Zapier — aus guten Gründen, die ich gleich erkläre.

Was folgt, ist keine neutrale Vergleichs­tabelle. Es ist eine Operator-Entscheidungs­hilfe für Geschäftsführer, die selten den Workflow bauen, aber jeden Monat die Rechnung sehen.

Die drei Plattformen — was sie wirklich sind

Make.com — der visuelle Allrounder

Make.com (bis 2022 Integromat) ist der visuelle Workflow-Editor mit dem besten Verhältnis aus Mächtigkeit und Bedienbarkeit. Workflows werden als Knoten­diagramme gebaut — Trigger, Module, Filter, Routing. Wer einen Prozess in einer Skizze auf Papier erklären kann, kann ihn in Make abbilden, oft ohne eine Zeile Code.

Was Make stark macht: über 1.700 vorgefertigte App-Integrationen, gute Fehler­behandlung, brauchbare Versions­historie und ein Pricing-Modell, das bei kleinen Volumen sehr fair ist. Standard-Plan startet bei rund 10 €/Monat für 10.000 Operationen, der Pro-Plan liegt bei 16 €, Teams bei 29 €. Enterprise auf Anfrage.

Was Make schwach macht: das Operations-basierte Pricing. Jeder Modul-Aufruf zählt. Ein einziger Workflow mit Schleifen über 500 CRM-Datensätze kann pro Tag 5.000 Operations verbrennen. Wer das nicht modelliert, bekommt eine sechsstellige Plan-Stufe vorgeschlagen, bevor er es merkt.

n8n — der technische Self-Hoster

n8n ist die Open-Source-Antwort auf Make. Die Logik ist ähnlich — visueller Editor, Knoten, Trigger — aber die Plattform läuft entweder als gehostete Cloud (ähnliches Pricing wie Make) oder, und das ist der eigentliche Punkt, self-hosted auf einem eigenen Server. Auf einem 15-€/Monat-Hetzner-VPS laufen damit beliebig viele Workflows ohne Operations-Limit.

Was n8n stark macht: Self-Hosting bedeutet maximale Datenhoheit. Personenbezogene Daten verlassen die eigene Infrastruktur nicht — relevant für DSGVO-sensitive Branchen wie Gesundheit, Recht, HR oder Versicherung. Außerdem: keine Operations-Begrenzung, freie Custom-Code-Knoten in JavaScript, eigene Datenbank-Anbindung ohne Third-Party-Konnektor.

Was n8n schwach macht: die Bedienung erwartet leichte Code-Affinität. Wer JSON nicht von leeren Feldern unterscheiden kann, scheitert an der ersten Webhook-Konfiguration. Self-Hosting heißt außerdem: Backups, Updates, Monitoring — entweder intern abdecken oder extern auslagern. Für 200 €/Monat managed Hosting ist das Thema gegessen, aber dann ist der Preis­vorteil halb weg.

Zapier — der Einstiegs-Standard

Zapier ist der Marktführer der ersten Stunde und immer noch das Tool mit dem niedrigsten Bedien-Aufwand. Workflows heißen „Zaps" und folgen meist einer simplen Wenn-Dann-Logik. Wer einen Trigger und drei Aktionen braucht, ist in zehn Minuten fertig.

Was Zapier stark macht: Geschwindigkeit von Idee bis laufendem Workflow. Die Konnektoren sind ausgereift, Fehler werden sauber gemeldet, das UI ist auch für Nicht-Techniker zugänglich. Mehr als 6.000 App-Integrationen — die größte Bibliothek aller drei.

Was Zapier schwach macht: die Logik. Komplexe Verzweigungen, Schleifen über Listen, mehrstufige Datentransformationen — alles möglich, aber umständlich. Und das Pricing skaliert nicht freundlich: Über 2.000 Tasks im Monat wird es schnell teurer als ein vergleichbarer Make-Plan, ab 100.000 Tasks zahlt man dreistellig pro Monat für deutlich weniger Leistung als bei n8n self-hosted.

Die wichtigste Frage ist nicht „welches Tool ist das beste". Die wichtigste Frage ist „wer wartet die Workflows in 18 Monaten — und was kostet die Plattform dann".

Die V1-Empfehlung — drei Mittelstands-Profile

Profil A — der klassische Mittelständler unter 100 Workflows

Typisches Setup: 30–80 Mitarbeiter, ein bis zwei verantwortliche Personen für Digitalisierung (oft im Marketing oder Vertrieb), keine eigene IT mit Coding-Tiefe. Use-Cases: Lead-Routing, Angebots­workflows, CRM-Datenpflege, Reporting, Onboarding.

Empfehlung: Make.com. Bedienbar genug für Nicht-Techniker, mächtig genug für komplexe Logik, Pricing bleibt unter 100 €/Monat solange die Workflow-Anzahl überschaubar ist. Wartbarkeit ist hoch — wer Make einmal verstanden hat, kann auch nach sechs Monaten Pause weiterarbeiten.

Risiko: Operations-Pricing eskaliert bei großen Datenmengen. Wer 50.000 CRM-Records monatlich anfasst, sollte vor Beauftragung einmal mit dem Operations-Rechner durchspielen, was das wirklich kostet. Sonst überrascht die erste Quartals­rechnung.

Profil B — Mittelstand mit Datenschutz oder hohem Volumen

Typisches Setup: regulierte Branche (Pharma, Versicherung, HR, Gesundheit) oder Volumen jenseits von 100 Workflows mit hoher Run-Frequenz. Vorhandene IT mit Linux- und JavaScript-Basis, oder externer Dienstleister, der die Hosting-Verantwortung übernimmt.

Empfehlung: n8n self-hosted. Auf einem managed Hetzner-VPS oder vergleichbar laufen unbegrenzt viele Workflows, alle Daten bleiben im EU-Raum, kein Operations-Limit. Initial-Aufwand: ein bis drei Tage Setup für eine Person mit Linux-Erfahrung. Laufende Kosten: 15–50 €/Monat Server, plus optional ein managed Service für Backups und Updates.

Risiko: ohne technische Verantwortlichkeit im Haus oder bei einem verlässlichen Dienstleister wird Self-Hosting zur Schatten-IT. Wer das nicht abdecken kann, sollte n8n Cloud nehmen — dann fällt allerdings der Pricing-Vorteil weg, und Make ist meist die bessere Wahl.

Profil C — Solopreneur oder Kleinst-Team

Typisches Setup: ein bis fünf Personen, zwei bis fünf einfache Workflows (Formular zu CRM, E-Mail zu Slack, Zahlung zu Buchhaltung), keine technische Tiefe.

Empfehlung: Zapier. Schnellster Weg von Idee zu funktionierendem Workflow, beste Fehler­meldungen für Nicht-Techniker, größte App-Bibliothek. Free-Plan für 100 Tasks/Monat, Starter ab 20 €. Solange das Volumen klein bleibt und die Logik einfach ist, ist Zapier das richtige Tool — auch wenn die Tech-Community es belächelt.

Risiko: ab 2.000 Tasks pro Monat oder bei mehrstufiger Logik wird Zapier teuer und unhandlich. Spätestens dann ist der Wechsel zu Make der natürliche nächste Schritt — und genau hier scheitern viele, weil die Workflows in Zapier nicht 1:1 übertragbar sind und neu gebaut werden müssen.

Was die Tool-Wahl in zwei Jahren wirklich entscheidet

Wartbarkeit schlägt Eleganz

Der eleganteste Workflow ist wertlos, wenn ihn in 18 Monaten niemand mehr lesen kann. Make hat hier den klaren Vorteil: visueller Editor, dokumentierte Module, klare Fehler­behandlung. n8n ist ähnlich, aber wer die Custom-Code-Funktion liebt, baut sich schnell unwartbare Snippets ein. Zapier ist am einfachsten zu lesen, aber die Limitierungen führen zu kaskadierten Zaps, die wiederum schwer zu durchschauen sind.

Pricing-Skalierung ist nicht linear

Bei allen drei Plattformen gibt es einen Punkt, an dem die monatliche Rechnung plötzlich steil ansteigt. Bei Zapier liegt der Knick um 2.000–5.000 Tasks. Bei Make um 50.000 Operations (Pro auf Teams). Bei n8n self-hosted gibt es keinen Knick — dafür einen sprunghaften Anstieg, sobald managed Hosting nötig wird. Wer vor der Entscheidung steht, sollte das erwartete Volumen über 24 Monate hochrechnen, nicht über drei.

Lieferanten­abhängigkeit ist real

Ein Make-Workflow läuft nur in Make. Ein Zapier-Zap läuft nur in Zapier. n8n ist die einzige der drei Plattformen, deren Workflows portierbar sind — als JSON exportierbar, auf einem anderen n8n-Host wieder importierbar. Wer langfristig denkt und Plattform-Risiko reduzieren will, hat hier nur eine Option.

Wann keines der drei Tools die richtige Wahl ist

Drei Situationen, in denen wir bei V1 von No-Code-Workflow-Plattformen abraten. Erstens: bei Echtzeit-Anforderungen unter einer Sekunde — alle drei Plattformen haben Latenz von mehreren Sekunden, manche Workflows triggern erst nach Minuten. Wer Hochfrequenz braucht (Trading, Real-Time-Bidding, Maschinen­steuerung), baut nativ.

Zweitens: bei kritischen Geschäfts­prozessen mit hoher Ausfall­empfindlichkeit. Make hatte 2024 mehrere mehrstündige Ausfälle, Zapier ähnlich. Self-hosted n8n hängt an der eigenen Infrastruktur. Wer die Kern-Buchhaltung darauf laufen lässt, baut Schatten-Risiken auf, die in der ersten Krise sichtbar werden.

Drittens: bei sehr komplexen Logiken mit mehrstufigen Entscheidungs­bäumen, KI-Modell-Orchestrierung und persistenter Memory. Da ist die Frage nicht mehr „welches No-Code-Tool", sondern „brauchen wir einen eigenen Agenten" — Thema unseres Artikels über Custom GPTs vs Claude Projects vs eigene Agenten.

No-Code-Workflows sind ein Werkzeug, kein Allheilmittel. Wer den Geschäftsprozess nicht versteht, automatisiert nur das Chaos schneller.

Und das ist der eigentliche Punkt. Die Tool-Wahl ist die letzte Frage, nicht die erste. Die erste Frage ist: Welcher Prozess ist es wert, automatisiert zu werden? Welche Hand­griffe kosten heute pro Monat zwei Mannwochen? Und was ist die einfachste Form, diese Mannwochen wieder freizuräumen — manchmal ist es Make, manchmal n8n, manchmal Zapier, und manchmal eine bessere Excel-Vorlage.

Wer die Reihenfolge umdreht und zuerst das Tool wählt, baut sich teure Lösungen für Probleme, die er noch nicht definiert hat. Im Detail haben wir das in unserem Artikel über KI-ROI im Mittelstand beschrieben.