Erste Treffen mit dem Insolvenzverwalter — was Geschäftsführer wissen müssen.

Der Tag, an dem der Insolvenzverwalter ins Haus kommt, ist für die meisten Geschäftsführer einer der unangenehmsten ihres Berufslebens. Nicht wegen dem, was juristisch passiert — das wissen die meisten zu diesem Zeitpunkt schon —, sondern wegen dem, was menschlich passiert: Ein fremder Mensch übernimmt die Verfügungsgewalt über das, was man jahrelang aufgebaut hat. Er sitzt am eigenen Schreibtisch, hat Zugriff auf die eigenen Konten, spricht mit den eigenen Mitarbeitern. Und stellt Fragen.

Ich habe diesen Tag selbst erlebt, in meiner CEO-Phase. Was ich daraus gelernt habe — und was ich heute jedem Geschäftsführer in vergleichbarer Lage sage —: Das erste Gespräch mit dem Verwalter setzt den Ton für die nächsten Monate. Wer hier verkrampft, mauert oder versucht zu beschönigen, baut sich eine Position auf, aus der er nicht wieder herauskommt. Wer ruhig, kooperativ und faktisch agiert, gewinnt einen Verbündeten. Auch in der Insolvenz gibt es Spielräume — aber sie öffnen sich nur dann, wenn der Verwalter dem Management vertraut.

Dieser Artikel beschreibt, was im Eröffnungsverfahren passiert, was im ersten Gespräch geprüft wird, was vorzubereiten ist und welches Verhalten zählt. Aus operativer Geschäftsführerperspektive — nicht aus der des Anwalts.

Vorläufiger Verwalter, endgültiger Verwalter — was der Unterschied bedeutet

Das Eröffnungsverfahren

Zwischen Antragstellung und Eröffnung des Insolvenzverfahrens liegt das sogenannte Eröffnungsverfahren — typischerweise zwei bis drei Monate. In dieser Phase prüft das Gericht, ob die Voraussetzungen für ein Insolvenzverfahren vorliegen und ob die Masse ausreicht, um die Verfahrenskosten zu decken. Bestellt wird in dieser Phase ein vorläufiger Insolvenzverwalter, dessen Befugnisse begrenzt sind: schwacher vorläufiger Verwalter (mit Zustimmungsvorbehalt) oder starker vorläufiger Verwalter (mit Verfügungsgewalt) — je nach gerichtlicher Anordnung.

Der schwache vorläufige Verwalter darf nicht selbst verfügen, aber das Management darf größere Verfügungen nur mit seiner Zustimmung treffen. Der starke vorläufige Verwalter übernimmt bereits die Verfügungsgewalt — die Geschäftsführung verliert sie. In der Praxis ist die Bestellung eines starken vorläufigen Verwalters seltener und meist ein Signal, dass das Gericht dem Management nicht mehr vollständig vertraut.

Der endgültige Verwalter ab Eröffnungsbeschluss

Mit dem Eröffnungsbeschluss — dem formellen Beginn des Insolvenzverfahrens — wird der vorläufige Verwalter typischerweise zum endgültigen Insolvenzverwalter ernannt (es kann auch ein anderer sein, ist aber unüblich). Ab diesem Moment hat er die volle Verfügungsgewalt über das Vermögen der Insolvenzmasse. Konten werden umgeschrieben, Verträge laufen über ihn, alle Zahlungen brauchen seine Zustimmung. Die Geschäftsführer behalten ihre gesellschaftsrechtlichen Pflichten (Auskunft, Mitwirkung) — verlieren aber die operative Steuerung des Unternehmens, sofern sie nicht in Eigenverwaltung sind.

Vom Moment des Eröffnungsbeschlusses an entscheidet nicht mehr der Geschäftsführer, ob eine Rechnung bezahlt wird — der Verwalter entscheidet.

Was im ersten Treffen passiert

Das erste Gespräch findet typischerweise innerhalb weniger Tage nach der Bestellung statt — manchmal noch am gleichen Tag, wenn das Unternehmen unter Zeitdruck steht. Es findet in den Geschäftsräumen statt, nicht in der Anwaltskanzlei. Der Verwalter will sehen, wo gearbeitet wird, wer dort sitzt, wie es aussieht.

Sichtung der Bücher

Erste Aufgabe ist die Bestandsaufnahme. Der Verwalter will die aktuelle BWA, das letzte testierte Jahresabschluss, die Saldenlisten der wichtigsten Konten, einen aktuellen Liquiditätsstatus und die Auflistung der offenen Forderungen und Verbindlichkeiten. Was er nicht sehen will: liebevoll formatierte Powerpoint-Präsentationen mit Grafik. Was er sehen will: Zahlen, ehrlich, vollständig, in der Form, in der sie im Buchhaltungssystem stehen.

Das ist eine wichtige Beobachtung. Wer als Geschäftsführer aufgehübschte Berichte vorbereitet, macht sich verdächtig — denn Verwalter sind misstrauisch von Berufs wegen. Wer den Stand zeigt, wie er ist (auch wenn es schmerzhaft ist), erzeugt Vertrauen.

Zugriff auf Konten und Systeme

Der Verwalter wird kurzfristig — meist am ersten Tag — Vollmachten für die Geschäftskonten verlangen. Bei einem schwachen vorläufigen Verwalter heißt das: Mitspracherecht bei Verfügungen über bestimmte Beträge. Bei einem starken vorläufigen Verwalter oder ab Eröffnung: vollständige Übertragung. Auch Zugriff auf das ERP-System, das Buchhaltungssystem, das CRM, ggf. das E-Mail-Archiv wird verlangt. Hier zu zögern ist falsch — der Verwalter hat einen gesetzlichen Auskunftsanspruch (§ 97 InsO), und Zögern verzögert nur und schadet dem Vertrauen.

Mitarbeitergespräche

In den ersten Tagen wird der Verwalter mit den Schlüsselmitarbeitern sprechen — typischerweise dem Buchhalter, dem Controller, ggf. dem kaufmännischen Leiter, dem Vertriebschef, dem Produktionsleiter. Hier sucht er nicht nur Informationen, sondern auch Indikationen: Wie ist das Unternehmen geführt worden? Sind die Mitarbeiter loyal zur Geschäftsführung oder verängstigt? Gibt es interne Spannungen?

Was Geschäftsführer hier oft falsch machen: Sie versuchen, die Mitarbeitergespräche zu „brieffen". Das ist ein schwerer Fehler. Wenn der Verwalter merkt, dass Mitarbeiter abgesprochene Antworten geben, verliert er das Vertrauen sofort. Mitarbeiter sollten frei reden dürfen — und der Geschäftsführer muss darauf vertrauen, dass er ein Unternehmen so geführt hat, dass die Mitarbeiter nichts Belastendes zu sagen haben. Wenn das nicht der Fall ist, kommt es ohnehin heraus.

Vermögensaufstellung

Innerhalb der ersten Wochen muss eine vollständige Vermögensaufstellung erfolgen — auch wenn der Antrag bereits eine grobe Übersicht enthielt. Sachanlagen werden bewertet (oft durch externen Sachverständigen), Vorräte aufgenommen, Forderungen geprüft, Verträge gesichtet, immaterielle Vermögenswerte (Marken, Patente, Software) identifiziert. Die Geschäftsführung wird gebeten, vollständige Übersichten beizusteuern und bei Wertbeurteilungen mitzuhelfen.

Was Geschäftsführer vorbereiten sollten

Wer den ersten Termin gut vorbereitet, spart sich Wochen. Folgende Unterlagen sollten am Tag des Termins griffbereit sein — idealerweise schon vorher per E-Mail an den Verwalter gesendet:

Aktuelle BWA — der letzte Monat, idealerweise mit Vergleich Vorjahr und Plan. Mit der Buchhaltung abgestimmt, dass die Zahlen aktuell sind.

Liquiditätsstatus — aktuelle Kontostände sämtlicher Geschäftskonten, kurzfristige Verbindlichkeiten der nächsten 14 Tage, eingeplante Eingänge.

Gläubigerliste — alle Gläubiger mit Adresse, Forderungshöhe, Fälligkeit, bestehenden Sicherheiten. Vollständig — kein bewusstes Auslassen.

Vertragsübersicht — wesentliche laufende Verträge: Mietverträge, Leasingverträge, Lieferantenverträge, Kundenverträge mit langfristiger Bindung. Mit Kündigungsfristen und besonderen Klauseln.

Personalliste — alle Mitarbeiter, Funktionen, Eintrittsdatum, Bruttogehalt, Vertragsart (befristet/unbefristet, Vollzeit/Teilzeit). Plus Übersicht über Schwerbehinderte, Schwangere, Betriebsratsmitglieder — alle Personen mit besonderem Kündigungsschutz.

Forderungen aus Lieferung und Leistung — alle offenen Kundenforderungen, mit Alter, ggf. Mahnstand, ggf. abgetreten an Factoring oder Sicherungszession an Bank.

Verhalten — die menschliche Dimension

Kooperation, nicht Kapitulation

Kooperation heißt nicht, dass man alles abnickt, was der Verwalter vorschlägt. Es heißt: Auskünfte werden vollständig gegeben, Unterlagen werden zeitnah geliefert, Fragen werden direkt beantwortet. Wo eine andere fachliche Einschätzung besteht, wird sie offen vorgetragen — mit Argumenten, nicht mit Widerstand. Verwalter respektieren Geschäftsführer, die Position beziehen können, wenn sie fundiert ist.

Transparenz, nicht Selbstverteidigung

Wenn Fehler gemacht wurden — und in fast jeder Insolvenz wurden welche gemacht — ist es besser, sie selbst zu benennen, als auf Aufdeckung zu warten. Der Verwalter findet typischerweise alles, was zu finden ist. Wer sich vorab zu Fehlern bekennt, signalisiert Reife und entzieht der späteren Diskussion ihre Schärfe. Wer hingegen Fehler verbirgt, die später entdeckt werden, baut sich eine Position auf, aus der er kaum wieder herauskommt — und liefert dem Verwalter Munition für mögliche persönliche Haftungsansprüche.

Was später auffliegt, hätte früher gesagt werden müssen — sonst wird aus einem Fehler ein Vorwurf.

Ruhe statt Panik

Das ist die schwierigste Disziplin. Ein Insolvenzverfahren ist existenziell für den Geschäftsführer — beruflich, finanziell, oft auch persönlich. Aber das erste Gespräch verlangt Ruhe. Verwalter haben hundert solcher Gespräche im Jahr. Sie spüren Panik, sie spüren Aggression, sie spüren auch falsche Lockerheit. Was hilft: vorbereitet zu sein, nicht zu viel zu reden, klare Antworten zu geben, bei Unsicherheit „das prüfe ich und melde mich heute Abend" zu sagen — statt zu spekulieren.

Wann das hier nicht reicht — wann professionelle juristische Begleitung zwingend ist

Spätestens beim ersten Treffen mit dem Verwalter sollte ein Insolvenzanwalt der Geschäftsführung an der Seite stehen — idealerweise schon im Gespräch dabei. Das ist kein Misstrauensvotum gegen den Verwalter, sondern Standard. Ein erfahrener Insolvenzanwalt kennt die Verwalter im Bezirk, kennt deren Stil, weiß, welche Fragen worauf abzielen, und kann den Geschäftsführer vor unbedachten Aussagen schützen, die später als Bekenntnis ausgelegt werden könnten.

V1 Capital begleitet die Geschäftsführung in dieser Phase operativ — Vorbereitung der Unterlagen, Stabilisierung des Tagesgeschäfts, Kommunikation intern und mit Schlüssellieferanten. Die juristische Vertretung gegenüber dem Verwalter läuft über das Kanzlei-Netzwerk. Diese Trennung ist wichtig: Operative Beratung und rechtliche Beratung gehören nicht in eine Hand.

Wer wissen will, was nach dem ersten Treffen folgt — der nächste große Termin ist die Gläubigerversammlung mit Berichtstermin. Was dort passiert und wie man sich darauf vorbereitet, beschreibt der Artikel zum Berichtstermin und der Gläubigerversammlung. Wer noch in der Verfahrensauswahl steht, findet die Optionen im Artikel zum Vergleich der deutschen Insolvenzverfahren.